Een chatbot is handig op heel veel manieren: je verlaagt de werkdruk voor je werknemers, neemt wachttijd weg bij klanten en verhoogt je klanttevredenheid. Maar hoe maak je de perfecte chatbot voor jouw bedrijf? Dat lees je in dit artikel!
Bepaal de persoonlijkheid
Een goede chatbot is een verlengstuk voor jouw bedrijf. De klantenservice is vaak het eerste aanspreekpunt voor de consument, waardoor ze hier ook de eerste directe indrukken opdoen over je bedrijf. Het is daarom belangrijk dat chatbots de boodschap en uitstraling van een bedrijf doorvoert. Kies zorgvuldig of je chatbot formeel of informeel gaat communiceren en kies de activiteit van de chatbot. Is je chatbot nieuwsgierig? Laat deze dan veel wedervragen stellen. Wil je alleen gaan voor snelle probleem oplossing? Antwoord dan enkel kort en op feiten gebaseerd. Beide manieren roepen een ander gevoel op bij de consument.
Kies het juiste chatbot model
Kijk voordat je begint met het bouwen van je chatbot naar hoe je deze in wilt delen. Je kiest uit drie verschillende modellen: een hybride model, open model of een gesloten model. Bij een open model typt de klant altijd zelf vragen en antwoorden en bij een gesloten model navigeert de klant door de chatbot heen door middel van het klikken op optie-knoppen. Een hybride model zit hier tussenin: soms mag de klant zelf een vraag formuleren en soms zien ze een keuzemenu. Vaak begin je met een minimaal product die je later optimaliseert. Begin bijvoorbeeld met een hybride model en zodra de kunstmatige intelligentie slimmer wordt, werk je meer naar een open model. Welk model het beste bij jouw bedrijf past hangt af van hoeveel tijd je wilt investeren en voor welke doeleinden de bot wordt ingezet. Handel je enkel de FAQ’s af, dan kun je ervoor kiezen om een volledig gesloten bot in te zetten. Het nadeel hiervan is echter dat je bot dan ook niet meer leert.
Benut de favoriete kanalen van je klant
Wanneer je een chatbot hebt gebouwd voor de webcare van jouw bedrijf, implementeer je deze eenvoudig op verschillende kanalen. Onderzoek goed welke kanalen het meest benut zijn en zorg dat je in ieder geval daar bereikbaar bent. Zo benut je je chatbot het beste. Wanneer het meest gebruikte kanaal van jouw klanten Facebook is en je bent daar aanwezig met een chatbot, verlaag je de drempel voor klanten om jouw bedrijf te benaderen. Je vangt 24/7 het eerstelijns klantcontact op, waardoor klanten nooit meer met hun vragen blijft zitten.
Gebruik extra functionaliteiten
De functionaliteiten van een chatbot houden niet op bij het beantwoorden van veelgestelde vragen. Je zet je chatbot ook effectief in voor andere doeleinden, zo creëer je de perfecte chatbot voor jouw bedrijf. Heb je bijvoorbeeld een webwinkel, dan zet je een chatbot in als digitale verkoper. Deze helpt mensen met het vinden van bepaalde producten. Wanneer ze bijvoorbeeld vragen naar een wit shirt, vraagt de bot de maat en stijl op en laat alle opties zien. Heb je geen webshop, maar ben je misschien pandbeheerder of een overheidsinstelling, dan geeft je bot bijvoorbeeld advies. Laat de chatbot mensen helpen wegwijs te worden op je site of adviseer over verschillende pakketten die ze af kunnen nemen. Naast deze rollen zijn er veel andere manieren waarop je een chatbot inzet: the sky is the limit!
Integreer andere platformen
De perfecte chatbot voor jouw bedrijf is van alle gemakken voorzien. Het doel van een chatbot platform is om zo efficiënt mogelijk te werken. Daarom is het vaak mogelijk om andere platformen die jouw bedrijf gebruikt te integreren. Neem bijvoorbeeld een CRM systeem. Als je ervoor kiest deze te integreren vul je eenvoudig alle gegevens van je klanten aan. Vul bijvoorbeeld voornamen in, e-mailadressen of orderstatussen in, een chatbot doet dit zelfs uit zichzelf. Hierdoor vraag je nooit twee keer naar dezelfde gegevens en weet je meteen met wie je praat wanneer je een gesprek overneemt van de chatbot.
Alles gecombineerd
Wanneer rekening hebt gehouden met deze vijf punten heb je een chatbot die precies aansluit bij jouw bedrijf. Het mooie aan chatbots is dat je ze precies vormt naar jouw wensen. Een digitale collega neemt veel werk van je over en geeft jou meer tijd om bezig te zijn met complexere vraagstukken.